Artigo do Blog do Instituto Municipal de Administração Pública
Em um mundo cada vez mais tecnológico percebemos o papel como um item totalmente dispensável em muitas atividades. Por essa razão, diferentes setores adotam a política de Papel Zero para a gestão pública.
Esta estratégia contribui para a sustentabilidade, para eficiência e produtividade dos setores. Os benefícios vão da desburocratização das atividades até a economia de recursos.
A gestão pública na era digital é um passo para a modernização e atende às principais demandas sociais. As tecnologias ajudam seu município aumentar a arrecadação fiscal e também a cumprir princípios básicos de uma boa administração.
Entenda neste artigo como acabar com o uso de folhas nos serviços oferecidos e quais benefícios essa ação pode trazer.
O que é a política do Papel Zero
Uma administração Papel Zero é aquela que consegue eliminar o papel ou reduzir seu uso significativamente.
Os setores públicos tradicionais são conhecidos por serem ambientes com pilhas enormes de processos e documentos, com salas cheias de arquivos, pastas, prateleiras, e armários.
Além de ocuparem espaço físico, esses materiais exigem manutenção e demandam muitos recursos.
Por outro lado, uma gestão que elimina ou reduz a utilização de papel transporta para o virtual os trâmites físicos.
Dessa forma, uma sala passa a ter somente mesas, cadeiras e computadores. Isso porque todas as informações são armazenadas virtualmente.
Como implementar a política do Papel Zero
O uso de papel faz parte da nossa rotina desde muito cedo e é quase impossível imaginar a vida sem ele. A verdade é que eles acabam atrasando processos e atrapalhando a rotina de trabalho.
Diante disso, as prefeituras precisam de soluções inteligentes para uma gerência eletrônica de documentos que consiga estabelecer uma tramitação completa no ambiente virtual, de ponta a ponta.
Conheça 5 etapas para implementar o Papel Zero no seu município
Etapa 1 – Definição de um sistema digital:
O primeiro passo é escolher um sistema digital que atenda as necessidades da gestão municipal.
É importante entender as demandas dos servidores e pesquisar por uma equipe reconhecida no mercado que preste todo o suporte necessário em cada etapa de implementação do novo software.
Etapa 2 – Planejamento interno:
Defina metas a serem cumpridas referentes a economia de recursos e falhas a serem eliminadas. Determine uma data para iniciar o projeto e uma limite para que a administração se torne 100% eletrônica.
Elaborar um planejamento é fundamental para que todos os envolvidos na implementação da ação entendam suas funções e objetivos.
Etapa 3 – Informar e capacitar servidores:
Normalmente a implementação de um software público é o primeiro passo para digitalizar a administração municipal. Normalmente por apresentar certa dificuldade de adaptação, encontra alguma resistência.
Então, crie ações de conscientização dos servidores sobre a importância do uso de tecnologias para a gestão pública. Mostre as vantagens que ela traz para os processos internos e como ajuda no dia a dia do trabalho.
Abra espaço para dúvidas e sugestões, afinal os funcionários são aqueles que sabem exatamente onde a rotina de serviços é falha. Não esqueça de oferecer treinamento adequado para que eles aprendam a usar o sistema de modo correto.
Etapa 4 – Implementação do sistema:
A implementação do sistema consiste na digitalização de trâmites. Ela começa na data definida no planejamento e pode acontecer de modo gradual.
Ou seja, é possível escolher um setor para iniciar e depois ser absorvida gradativamente por outros.
Atente-se que após iniciado o projeto, cada nova solicitação deve acontecer 100% através do sistema. Assim, a virtualização de trâmites antigos acontece pouco a pouco e ao final da implementação, todos os processos estarão na plataforma eletrônica.
Etapa 5 – Avaliação:
Avalie o sistema implementado a partir das metas definidas inicialmente no planejamento. Para isso é preciso acompanhar o andamento da mudança na rotina de trabalho e entender se, de fato, os objetivos foram cumpridos.
Uma dica é realizar uma pesquisa interna com os servidores, para entender o que funciona e o que ainda pode ser melhorado.
Dica extra: Contrate um software público que ofereça o suporte adequado. É fundamental ter acesso a uma equipe especializada que auxilie tanto durante a execução do planejamento, quanto depois – caso seja necessário algum ajuste ou até assistência técnica.
Benefícios da digitalização
Como vimos, a redução do uso de papel acontece a partir da instalação de sistemas digitais. Dessa forma, ao focar no objetivo de virtualizar serviços do município, outros benefícios são alcançados.
Conheça os principais:
- Sustentabilidade;
- Segurança da informação;
- Autonomia para o cidadão;
- Economia de recursos;
- Otimização de processos;
- Desburocratização de serviços.
Conclusão
Um programa de Papel Zero traz inúmeros benefícios para a gestão pública. Além de diminuir custos operacionais, a implementação de um sistema digital otimiza o trabalho e ainda torna a administração mais sustentável.
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